Dejar de usar papel como consumidor significa elegir recibir estados de cuenta electrónicos, facturas y avisos electrónicamente en lugar de por correo. También significa guardar y administrar sus documentos en formato digital en lugar de guardar copias impresas en los archivadores de su casa. Este cambio puede afectar a todo, desde la forma en que hace el seguimiento de sus cuentas hasta la forma en que archiva sus documentos tributarios.
Los bancos, las compañías de tarjetas de crédito, los proveedores de servicios públicos y las agencias de seguros ofrecen soluciones electrónicas para la administración de cuentas. Si bien con frecuencia se promociona diciendo que son más rápidas y ecológicas, muchas personas todavía se preguntan: ¿dejar de usar papel es realmente una buena idea?
Este artículo explora las ventajas y desventajas de dejar de usar papel para que pueda decidir qué funciona mejor para su estilo de vida.
Si tus cajones están llenos de documentos en papel, declaraciones antiguas y sobres sin abrir, cambiar a documentos digitales puede ayudarte a reducir el desorden y a mantenerte organizado. Ya no tendrás que buscar entre pilas de papel para encontrar lo que necesitas. Sus archivos están a solo unos clics de distancia cuando se almacenan en línea.
Las herramientas de organización digital, como Google Drive o la aplicación de tu banco, te permiten acceder fácilmente a los estados de cuenta cuando sea necesario, sin complicaciones físicas.
Los estados de cuenta electrónicos suelen llegar más rápido que el correo impreso. En lugar de esperar días para que llegue una factura, recibirás una notificación tan pronto como el estado de cuenta esté listo. Esto te da más tiempo para revisar los cargos, detectar errores y realizar los pagos a tiempo.
Dejar de usar papel reduce el uso de papel y ayuda a reducir la huella de carbono. Al cambiar a los estados de cuenta electrónicos, estás ayudando a conservar los árboles, la energía y el agua que se utilizan en la producción tradicional de papel. Es un cambio pequeño que puede tener un impacto real cuando participan millones de consumidores.
El correo físico puede perderse, robarse o dañarse. Por otro lado, los archivos digitales se pueden cifrar, proteger con contraseña y almacenar en varios lugares para una mayor seguridad. Guardar los documentos importantes en un almacenamiento seguro en la nube significa que no perderás el acceso si tu hogar sufre un desastre, como un incendio o una inundación.
Asegúrese de seguir las pautas de seguridad de las contraseñas. Si no estás seguro de por dónde empezar, consulta 9 formas sencillas de proteger mejor tus contraseñas.
Cuando llegue la hora de pagar impuestos, tener acceso digital a todas sus cuentas, estados de cuenta electrónicos y registros puede facilitar mucho la presentación de impuestos. Puede buscar, ordenar y descargar lo que necesita sin tener que buscar en los sobres ni llamar a su banco.
La eliminación del papel también contribuye a una presupuestación más inteligente. Muchas aplicaciones bancarias ofrecen herramientas para hacer un seguimiento de sus gastos, analizar sus datos y ayudarlo a identificar oportunidades para ahorrar dinero.
Si bien existen claras ventajas, dejar de usar papel no es lo mejor para todos. Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta:
Si confías en el correo físico para recordarte que debes pagar las facturas, pasarte al formato digital puede ser un desafío. Sin un aviso impreso, es más fácil pasar por alto las fechas de vencimiento y correr el riesgo de pagar cargos por pagos atrasados. Por eso es importante establecer recordatorios en el calendario o utilizar herramientas como Google Calendar para no perder el tiempo.
Algunas cosas aún requieren papel. Esto incluye ciertos documentos legales, documentos confidenciales y versiones impresas de los contratos. También es posible que se sienta más cómodo guardando copias físicas de las cuentas conjuntas o de los documentos importantes para su tranquilidad.
Si no está seguro de qué debe conservar impreso, consulte nuestra guía sobre Cómo proteger su número de seguro social, que incluye consejos sobre qué documentos se guardan de forma más segura sin conexión.
No todo el mundo se siente cómodo administrando archivos digitalmente. Es posible que a los adultos mayores o a las personas sin acceso regular a Internet les resulte más fácil trabajar con los estados de cuenta en papel. Y aunque las aplicaciones y los sitios web suelen ser seguros, los errores técnicos o las interrupciones pueden bloquear temporalmente el acceso a tus documentos digitales.
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Antes de cambiar a estados de cuenta solo digitales, pregúntese lo siguiente:
Si tiene la costumbre de iniciar sesión con frecuencia en los portales de su banco, tarjetas de crédito o servicios públicos, cambiar a los estados de cuenta electrónicos puede ser una opción natural. Pero si rara vez te conectas a Internet o sueles perder las alertas por correo electrónico, quedarte con los documentos en papel puede ayudarte a evitar pagos atrasados o cargos pasados por alto.
Para tener éxito con un sistema sin papel, necesitará un método para nombrar, guardar y hacer copias de seguridad de los archivos digitales. Si tu bandeja de entrada ya está desordenada o te resulta difícil localizar los mensajes anteriores, tal vez te interese empezar por crear carpetas y organizarte antes de dejar de usar papel.
Considera configurar una estructura de carpetas digitales con categorías como:
Esto le ayuda a mantenerse al tanto de lo que ha recibido y dónde encontrarlo cuando lo necesite.
Si vas a almacenar documentos en línea, necesitarás contraseñas seguras, software actualizado y herramientas de respaldo seguras. Muchas empresas ofrecen cifrado y autenticación de dos factores, pero la última línea de defensa suele ser el consumidor.
Para estar seguro, considere inscribirse en nuestro Curso gratuito de prevención del robo de identidad. Cubre las estafas más comunes y enseña cómo detectar correos electrónicos de suplantación de identidad y proteger la información personal, como su número de seguro social.
También puede consultar USA.gov consejos sobre robo de identidad.
No tiene que dejar de usar papel por completo de una sola vez. Empieza con una sola cuenta, como tu banco o tarjeta de crédito. Elige estados de cuenta electrónicos, prueba el sistema y comprueba cómo se adapta a tu estilo de vida. Una vez que se sienta cómodo, puede ampliarlo para incluir a los proveedores de servicios públicos, seguros y préstamos.
Muchos proveedores le permiten cambiar sus preferencias fácilmente en línea, lo que le brinda flexibilidad.
Incluso si sus estados de cuenta están en línea, considere descargar los documentos importantes y hacer una copia de seguridad de ellos en un disco duro externo o en un sistema seguro en la nube. Esto garantiza que seguirás teniendo acceso si el proveedor cambia su sitio web o elimina los registros antiguos.
También es posible que desees imprimir documentos esenciales de vez en cuando, como confirmaciones de impuestos, para tener siempre una copia física si es necesario.
Una vez que dejes de recibir facturas impresas, confiarás en las alertas digitales. Asegúrate de que tu información de contacto esté actualizada y establece tus preferencias para recibir correos electrónicos, mensajes de texto o alertas de aplicaciones cuando haya un nuevo estado de cuenta disponible. Añadir fechas de vencimiento a un calendario de Google o a recordatorios por teléfono también puede ayudarte a mantenerte al día.
Dejar de usar papel no significa saltarse el proceso de revisión. Ya sea que recibas una factura impresa o una alerta por correo electrónico, sigue siendo importante revisar cada estado de cuenta para comprobar si hay errores, fraudes o cargos inesperados.
Asegúrese de hacerlo con regularidad lee el extracto de tu tarjeta de crédito para no perder nada importante.
Hay ocasiones en las que los documentos impresos son más seguros, sencillos o incluso obligatorios:
Incluso si eliges dejar de usar papel para la mayoría de las cosas, es inteligente tener un archivador pequeño o una carpeta segura para tus documentos más importantes. Esto puede incluir certificados de nacimiento, pasaportes, títulos de automóviles y copias de respaldo de los registros vitales.
Cambiar a menos papel en casa no solo ahorra espacio y problemas, sino que también beneficia al medio ambiente. He aquí cómo hacerlo:
Un hogar que cambie toda la facturación y las operaciones bancarias a sistemas sin papel podría ahorrar cientos de hojas de papel cada año. Multiplique esa cantidad en millones de hogares y los ahorros serán enormes.
Sí, dejar de usar papel puede reducir los costos de impresión, los cargos por pagos atrasados e incluso mejorar la toma de decisiones financieras. Algunas empresas ofrecen pequeños descuentos o recompensas a los clientes que eligen los estados de cuenta electrónicos en lugar del correo físico. Otras cobran una tarifa para seguir recibiendo documentos en papel.
La digitalización también ayuda a evitar facturas extraviadas que generen cargos por mora. Además, gracias a las mejores herramientas de seguimiento disponibles en la banca en línea, es más fácil ver a dónde va su dinero y dónde puede identificar oportunidades para ahorrar.
Para obtener más consejos sobre cómo reducir el desorden relacionado con el correo y las ofertas no deseadas, consulta nuestra guía sobre Cómo excluirse de las ofertas de tarjetas de crédito.
Dejar de usar papel no significa renunciar al control; significa hacerse cargo de una manera más inteligente y eficiente. Sin embargo, para mantener el control, es importante mantenerse organizado, mantener copias de seguridad y saber cuándo elegir documentos en papel.
Ya sea que guardes archivos en tu ordenador o en la nube, usa nombres de carpeta claros como:
Guarda cada archivo con un nombre que incluya la cuenta, la fecha y el tipo de documento. Esto le ayuda a localizar rápidamente los registros cuando los necesita para impuestos, disputas o emergencias.
Para quienes administran cuentas conjuntas, las carpetas compartidas pueden garantizar que ambas partes tengan acceso a los mismos documentos digitales, lo que evita confusiones o la pérdida de registros.
Esta es una guía rápida sobre cuánto tiempo querrás conservar ciertos archivos, incluso en formato digital:
Guárdelos de forma segura y haga copias de seguridad periódicamente. Puedes usar unidades externas, almacenamiento cifrado en la nube o ambos.
Incluso con soluciones digitales sólidas, es inteligente estar atento a las señales de advertencia como:
Si algo no parece estar bien, actúa con rapidez. Denuncie cualquier actividad sospechosa y proteja sus cuentas. Un buen recurso es el Asesoramiento del Procurador General de Texas sobre el monitoreo de estados de cuenta y cuentas para prevenir el robo de identidad
Además, el La FTC recomienda revisar sus informes crediticios y estados de cuenta con regularidad como un paso fundamental en la protección de la identidad
Lea nuestra guía en Cómo leer el extracto de su tarjeta de crédito para mantenerse alerta e informado.
Vamos a desglosarlo con claridad.
Deberías considerar seriamente dejar de usar papel si:
Es posible que desee conservar las versiones impresas si:
Para muchas personas, un sistema híbrido funciona mejor. Puede digitalizar sus documentos diarios y, al mismo tiempo, guardar las copias impresas de los documentos importantes en un lugar seguro.
Dejar de usar papel es una decisión personal. No se trata solo de salvar árboles o hacer que su vida sea más eficiente; también se trata de la comodidad, la seguridad y la confianza en los sistemas que utiliza. Algunas personas se sienten completamente cómodas almacenando todo en la nube; otras quieren tener la tranquilidad de tener los documentos clave impresos y archivados.
No existe una solución única para todos los casos. Lo que más importa es que te tomes el tiempo para elegir lo que se adapte a tus necesidades y estilo de vida. Ya sea que adoptes un sistema completamente sin papel o que optes por digitalizar solo unas pocas cuentas, el objetivo es mantenerte informado y tener el control.
Antes de hacer clic en «dejar de usar papel» en tu próxima factura:
¿Necesita ayuda para organizar sus documentos o identificar las áreas en las que podría estar gastando de más? Revisa tus estados de cuenta con regularidad y explora más herramientas y estrategias de Credit.org. Por ejemplo, consulta nuestra Cómo dejar de recibir correo basura y optar por no recibir guía para reducir el correo no deseado en el hogar.
Si desea obtener más información sobre la elaboración de presupuestos o sobre cómo alcanzar sus metas financieras, empezar con nuestro asesoramiento y educación gratuitos y confidenciales aquí mismo en Credit.org.
